Efektywne zarządzanie czasem

Efektywne zarządzanie czasem w dużej mierze polega na optymalnym wykorzystaniu go, w konsekwentnym dążeniu do celu.

 

Do jakiego celu? a więc celem tym może być wykonanie konkretnego zadania, długofalowe działania lub solidny odpoczynek. Jak pokazują badania, Polacy są jednymi z  najmniej wydajnych pracowników na świecie, przy czym tygodniowy czas pracy w naszym kraju należy do najdłuższych w Europie. Zatem statystyczny polski pracownik pracuje długo, ale nieefektywnie. Jaka może być tego przyczyna? Źródła problemu należy szukać w niewłaściwym planowaniu i gospodarowaniu czasem. Sztuka dobrego zarządzania terminowym wykonywaniem zadań nie jest darem, z którym człowiek się rodzi lub nie, jest umiejętnością, którą można wypracować.

Poznaj metody na skuteczne zarządzanie czasem!

Wiele osób nie lubi poddawać się regułom, ma problemy ze stosowaniem się do ustalonych zachowań, nie przepada za harmonogramami, a potem, kiedy rzeczywistość woła „sprawdzam!” – okazuje się, że zarówno w ich życiu, jak i pracy brakuje harmonii, na której bardzo by im zależało.

Jeżeli należysz do tej grupy i nie możesz się pogodzić z obowiązującą rutyną – a jeszcze trudniej ci się do niej zastosować – być może nadszedł czas, by zaniechać traktowania zarządzania czasem jako rozwijania zestawu surowych zasad, których należy przestrzegać, a zacząć myśleć o rosnącej produktywności jako o procesie znajdowania i kultywowania własnego wyjątkowego rytmu działania – twojego tempa i rytmu życia.

Steven Bradley, projektant i autor książek o designie, zażartował sobie kiedyś, mówiąc: Niezależnie, czy to planujesz, czy nie, twój projekt będzie miał swój własny wewnętrzny rytm. Rytm aktywizuje przestrzeń, tworzy nastroje. Rytm może oprowadzić po twoim projekcie odwiedzających. Rytm może więc też pomóc i nam w organizowaniu czasu. Ale też dlatego nie bez kozery warto mieć przygotowany plan A i plan B.

Jeżeli to podejście ci się podoba, oto kilka pomysłów – zaczerpniętych z mojego życia zawodowego i doświadczenia trenerki pomagającej ludziom w lepszym zarządzaniu czasem – jak zestroić swój czas z zainteresowaniami, celami i energią.

Rytm 3tygodniowy/miesięczny

Ze względu na specyfikę swojej pracy ja wyróżniam rytm 3 tygodniowy. U Ciebie moż on mieć 4 tygodnie 🙂

W ciągu 3 tygodni można zrobić zdecydowanie więcej, jeżeli planuje się wykonanie mniejszej liczby zadań. Większość ludzi ma swój naturalny rytm, który pozwala im na zrealizowanie jednego większego projektu zawodowego czy osobistego celu miesięcznie. Nie sugeruję, że jest to jedyna rzecz, jaką robicie w danym czasie, ale mogą to być jakieś poważniejsze rozmowy, na przykład związane z wyborem i wdrożeniem nowego oprogramowania albo organizacją studia.

Jeżeli powiesz sobie, że zrealizujesz w tym miesiącu trzy takie zadania, najprawdopodobniej w żadnym z nich nie zrobisz większych postępów. Jeżeli zaś zaangażujesz się w jedną rzecz, istnieje wielkie prawdopodobieństwo, że w ciągu trzech tygodni zrealizujesz ją albo przynajmniej dojdziesz do fazy końcowej. Zacznij stosować się do reguły 3t ygodniowego rytmu, a odczujesz o wiele większą satysfakcję.

Co więcej, ważne jest również to, by w ciągu tego czasu szanować rytm, jaki rządzi naszą energią. Pamiętaj też, by dobrać właściwe tempo dla wydarzeń, których jesteś gospodarzem, lub kiedy zapraszasz do siebie gości. Wszystkie te wydarzenia nadają życiu przyjemne poczucie przełamywania jednostajności, ale mogą też sprawić, że wypadniesz z rytmu normalnej pracy, jeżeli wyjątki staną się chlebem powszednim.

Rytm tygodniowy

Z tygodnia na tydzień możesz zajmować się różnymi projektami, odbywać spotkania czy wypełniać inne zobowiązania, ale tak czy inaczej dobrze żyć w poczuciu posiadania ogólnego rytmu tygodnia, który pomaga w pracy. Można go traktować jak szablon projektowy. Jest to format, który da się potem rozbudowywać czy modyfikować, dostosowując go w zależności od potrzeb danego projektu – w tym wypadku twojego tygodnia.

Po dłuższych eksperymentach zauważyłam, że mój najlepszy rytm tygodnia składa się z:

• czasu na „rozruch”, tak by pierwsze godziny tygodnia były przeznaczone na regularne cotygodniowe planowanie i refleksję po weekendzie; podsumowanie poprzedniego tygodnia;
• planowania intensywnej pracy na środę. Dzięki temu popycham do przodu jakąś większą inicjatywę, a przy okazji serwuję sobie przyjemną przerwę od codziennych obowiązków. W środę mam zaplanowane spotkania z swoim kluczowym zespołem. Są one w formie odprawy lub szkolenia;
• kończenia pracy w piątkowe popołudnie. Rezerwuję sobie w piątki trzy godziny, żeby zakończyć wszystko, co zajęło mi więcej czasu, niż sądziłam, albo zajmuję się nie tak pilnymi zadaniami administracyjnymi, które dobrze mieć za sobą przed rozpoczęciem weekendu;
• przeznaczenia przynajmniej jednego wieczoru w ciągu tygodnia na załatwienie wszystkich spraw z osobistej listy rzeczy do zrobienia i naładowania akumulatorów. Jestem bardzo towarzyska, ale nawet ekstrawertycy potrzebują mieć dzień wolnego. Przerwa też jest potrzebna.

Mogę oczywiście dokonywać zmian w moim rytmie pracy, jeżeli wymaga tego sytuacja. Ale taki, jaki opisałam powyżej, służy mi i – moim zdaniem – sprawia, że mój tydzień przynosi mi o wiele więcej satysfakcji, gdyż zamykam wszystko przed weekendem.

Rytm dzienny

Nie ma czegoś takiego jak przepis na wspaniały dzień. Niektórzy radzą, by nigdy nie sprawdzać e‑maila rano, inni zaś zalecają coś dokładnie odwrotnego. W istocie jednak należy być uczciwym z samym sobą i wiedzieć, co sprawdza się dla nas najlepiej, by jak najlepiej wykorzystać te 24 godziny. Tylko tak możemy poprawić swoje zarządzanie czasem.

Dla niektórych najlepszy rytm dnia oznacza szybkie ogarnięcie e‑maili lub telefonów z samego rana. Tak, by mogli pracować w skupieniu aż do lunchu. Po obiedzie organizują spotkania albo reagują na pilne zdarzenia, które wymagają ich uwagi.

Niezależnie od tego, który sposób bardziej ci odpowiada, warto, byś sobie uświadomił, kiedy wykonujesz najbardziej wartościową, skoncentrowaną pracę. Kiedy wolisz odbywać spotkania, a kiedy dajesz sobie czas na przemyślenia i planowanie, które sprawiają, że wszystko toczy się we właściwym kierunku. Ja najbardziej produktywna jestem z samego rana 🙂

Przestrzeganie rytmów miesięcznych, tygodniowych i dziennych może zapewnić nam zarówno porządek, jak i elastyczność. Tego potrzebujemy w pracy, oraz czas, by działać w sposób zharmonizowany. Czas więc chyba, żebyś odpowiedział sobie na pytanie – jaki jest twój rytm? Jesteś Sową czy rannym ptaszkiem?